Das Statistische Bundesamt hat im Juni 2026 eine Zahl veröffentlicht, die jede Personalplanung betrifft. Nach Erstergebnissen des Mikrozensus 2025 werden bis zum Jahr 2040 rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter von 67 Jahren überschritten haben. Das entspricht 30 Prozent aller Erwerbspersonen, die dem Arbeitsmarkt 2025 zur Verfügung standen. Die geburtenstarken Jahrgänge verlassen den Arbeitsmarkt weitgehend gleichzeitig, und eine Kohorte vergleichbarer Größe rückt nicht nach.

Wie lange die Nachbesetzung einer IT-Stelle heute schon dauert, zeigt die Bitkom-Studie zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte. Für sie wurden 855 Unternehmen ab drei Beschäftigten repräsentativ befragt. Im Durchschnitt vergehen 7,7 Monate, bis eine freie IT-Stelle wieder besetzt ist. Das ist genauso lang wie zwei Jahre zuvor.

In mittelständischen Unternehmen ist die IT oft dünn besetzt. Zwei, drei oder fünf Personen betreuen die gesamte Systemlandschaft, und über Jahre bildet sich dabei eine Arbeitsteilung heraus, die nirgends festgeschrieben ist. Einer kennt die betriebswirtschaftliche Kernsoftware, das ERP-System, eine andere die Netzwerkkonfiguration, ein Dritter weiß, warum eine bestimmte Schnittstelle seit 2019 so eingerichtet ist und nicht anders. Solange alle da sind, funktioniert das hervorragend. Kurze Wege, schnelle Entscheidungen, niemand muss lange dokumentieren. Das Risiko entsteht erst im Ausnahmefall, und zwar auf einen Schlag.

Fällt eine dieser Personen aus, durch Kündigung, Krankheit oder Ruhestand, fehlt nicht nur Arbeitskraft. Es fehlt Wissen, das sich nicht einkaufen lässt, weil es sich auf die Eigenheiten genau dieses Unternehmens bezieht.

Diese Annahme unterstellt zwei Dinge, die beide nicht mehr zutreffen. Erstens, dass sich eine Stelle in einem überschaubaren Zeitraum nachbesetzen lässt. Bei durchschnittlich 7,7 Monaten Vakanz kommt die Einarbeitungszeit noch obendrauf, bevor die Stelle wieder voll trägt. Zweitens unterstellt sie, dass eine neue Person das Wissen der alten mitbringt. Fachliche Qualifikation lässt sich einstellen, gewachsenes Systemwissen über das eigene Haus nicht. Hinzu kommt die demografische Entwicklung. Wer heute davon ausgeht, in fünf Jahren problemlos nachbesetzen zu können, rechnet mit einem Arbeitsmarkt, der bis dahin spürbar kleiner geworden sein wird. Wie verbreitet das Abwarten ist, zeigt dieselbe Bitkom-Befragung: 29 Prozent der Unternehmen ergreifen derzeit keinerlei Maßnahmen gegen den IT-Fachkräftemangel.

Zuerst leidet die Handlungsfähigkeit. Wenn eine Schlüsselperson ausfällt, lassen sich bestimmte Systeme nicht mehr ändern, erweitern oder im Fehlerfall schnell wiederherstellen, weil schlicht niemand weiß, wie sie aufgebaut sind. Es trifft dabei meist die älteren Anwendungen, die seit Jahren unauffällig im Hintergrund laufen und deshalb nie jemand angefasst hat. Auch die Verhandlungsposition verschiebt sich. Ein Unternehmen, das von einer einzelnen Person abhängt, kann weder deren Arbeitsbedingungen frei gestalten noch den Dienstleister wechseln, bei dem dieses Wissen liegt. Mit Loyalität hat das wenig zu tun. Es ist eine strukturelle Lage, die für beide Seiten unangenehm ist. Dass Wissen im Unternehmen bleibt, ist dabei keineswegs selbstverständlich. Der Hernstein Management Report, für den im Juli 2025 insgesamt 1.600 Führungskräfte in Deutschland und Österreich befragt wurden, kommt zu dem Ergebnis, dass 59 Prozent von ihnen Defizite beim Wissenstransfer im eigenen Unternehmen sehen. Bemerkenswert ist dabei ein Detail: In kleineren Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten sehen 53 Prozent dieses Problem, in Großbetrieben 63 Prozent. Ob in kleinen Häusern tatsächlich weniger Wissen verloren geht oder es dort nur seltener auffällt, lässt die Befragung offen. Herausgeber des Reports ist ein Weiterbildungsinstitut, was bei der Einordnung zu berücksichtigen ist. Aus der STRATIQ-Projekterfahrung: Bei einem Unternehmen aus der Rohstoffwirtschaft zeigte das Assessment, dass zentrales Systemwissen an einer einzelnen Person hing. Vertretungsregelungen gab es nicht, und ein erheblicher Teil der Abläufe war nirgends dokumentiert. Im Anschluss wurden die kritischen Systeme und Abhängigkeiten erfasst, Verantwortlichkeiten samt Vertretung festgelegt und das vorhandene Wissen schrittweise übergeben. Die Abhängigkeit von dieser einen Person ließ sich damit auflösen, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen.

Diese Fragen zeigen, wie abhängig Ihr Unternehmen tatsächlich ist:

Sinnvolle Maßnahmen sind eine Übersicht der kritischen Systeme mit jeweils zwei benannten Personen, eine Dokumentation, die an den tatsächlich kritischen Stellen ansetzt statt flächendeckend, sowie geplante Übergaben, die früh genug beginnen, um nebenher zu laufen. Wissenstransfer braucht Zeit im Tagesgeschäft, sonst findet er nicht statt..

Abhängigkeit von einzelnen Personen entsteht nicht durch Nachlässigkeit, sondern durch Erfolg: Jemand macht seine Sache lange gut, und niemand hat Anlass, daran etwas zu ändern. Zum Risiko wird es, weil der Zeitpunkt des Ausfalls nicht im Unternehmen liegt. Bei einer durchschnittlichen Nachbesetzungsdauer von fast acht Monaten und einem Arbeitsmarkt, der in den kommenden Jahren kleiner wird, ist die Annahme, man werde rechtzeitig jemanden finden, keine Planung. Wie belastbar Ihre IT-Organisation aufgestellt ist, lässt sich prüfen, solange noch alle an Bord sind. Im STRATIQ Enterprise IT Assessment ist Skills & Operating Model eine von acht Bewertungsdimensionen. Wir machen sichtbar, an welchen Personen kritisches Wissen hängt, wo Vertretungen fehlen und mit welchen Schritten sich diese Abhängigkeiten im laufenden Betrieb auflösen lassen. Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Strategiegespräch, um Ihren aktuellen Stand einzuordnen.